導入手順
グループウェア「エンジェルタッチ３」を実際の単会で使い出すには、大きく分けて２つの方法があると考えられます。
１つは、単会におけるＩＴのリーダーシップを発揮する委員会（会員委員会、総務委員会など）のメンバーだけに導入して利用方法を模索し、利用のためのルール作りを行ったあと、単会全体に導入し活用を促していく方法。
もう１つは、まずは役員会に導入し、役員会レベルでの情報共有や会員への連絡などの部分をシステムで行い、ルール作り完了後、役員である各委員長が自分の委員会に落としていくという方法です。
それぞれ具体的な手順について以下、ご説明しましょう。
委員会先行型
| １ | リーダーシップを発揮する委員会(ここでは仮に会員委員会とします)の委員長が、こちらの申し込みフォームより申し込みの申請をします。 |
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| ２ | グループウェアサポートより、グループウェア「エンジェルタッチ３」のアカウント情報が申し込みをした会員委員長にメールで届きます。 |
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| ３ | 会員委員長は、グループウェア「エンジェルタッチ３」のログインページにアクセスして画面の指示に従い、単会情報や組織情報を登録して会員委員会のメンバーが利用できるように設定を行います。 |
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| ４ | まずは利用するメンバー（ここでは会員委員）のアカウントを作成して、パスワード・サブネーム等を発行し、各委員に配布します。 |
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| ５ | 会員委員会の中で、スケジュール、電子会議室などの機能を実際にいろいろ使ってみます。 |
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| ６ | 問題点を抽出し、単会にあわせた運用方法を想定。またネットワークの利用ルールを決めて、役員会および他の委員会の情報を登録し、そのルールを事前配布したうえで、単会等組織全体での利用に移行します。 |
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| ７ | 単会等組織のホームページから、当サイトのエンジェルタッチプロジェクトへリンクを設置してください。強制ではありませんが、ご協力をお願いします。設置方法などについては、リンクキットをご参照ください。 |
| このネットワークの利用に関する調査等が特定の委員会に一任されるような導入方法においては、以下のような問題点が想定されます。 それは、最終的にはネットワークの運用規約等は役員会で承認されるべきものですが、担当委員会委員長である役員以外のほとんどの役員がグループウェア「エンジェルタッチ３」を使ったことがないため判断がしづらいという問題があります。いっぽうメリットとして、こうしたグループウェア「エンジェルタッチ３」に詳しいメンバーが多い委員会を指定することで、役員会での承認という課題があるものの、実際の運用までの時間が比較的スピーディになる確率が高いといえます。 |
役員先行型
| １ | 委員会の中で比較的グループウェア「エンジェルタッチ３」の操作等に詳しい委員長を代表として選出し、その委員長(役員)が申し込みフォームで申請します。 |
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| ２ | グループウェアサポートより、グループウェア「エンジェルタッチ３」のアカウント情報が申し込みをした委員長宛にメールで届きます。 |
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| ３ | 委員長は、サイトにアクセスして画面の指示に従い、単会情報や組織情報を登録してほかの役員が利用できるように設定を行います。 |
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| ４ | 役員一人一人のアカウントを作成して、パスワード等のアカウント情報を各役員に配布します。(グループウェア「エンジェルタッチ３」では、発行情報を自動的に各メンバーにお知らせする機能もついています) |
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| ５ | 役員会の中で、実際にいろいろ使ってみます。 |
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| ６ | 代表となった委員長(役員)が、問題点や単会にあわせた運用方法を想定し、ネットワークの利用ルールを決めて、すべての委員会の情報を登録し、そのルールを事前配布したうえで全体での利用に移行します。 |
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| ７ | 単会等組織のホームページから、当サイトのエンジェルタッチプロジェクトへリンクを設置してください。強制ではありませんが、ご協力をお願いします。設置方法などについては、リンクキットをご参照ください。 |
| この方法で問題になるのは、この代表となった委員長(役員)個人の負担が非常に高い点です。 実際の設定まわりについてはこの役員がすべてを行うことになるのでたいへんですが、スムーズな導入ができるパターンです。ただし役員会での利用はなかなか定着しない可能性があります。理想的には、この役割は、委員長ではなく会長クラスが担当することが望ましいと思われます。要するに役員会のメンバーを動かせる強いリーダーシップがこの中心人物には必要となります。 |